e-Arşiv Fatura uygulamasının kullanım alanlarından en önemlisi faturaların aslını oluşturmak, faturaları göndermek ve saklamaktır.
e-Arşiv Fatura uygulamasının GİB’e (Gelir İdaresi Başkanlığı) rapor vermesi de kullanım alanları arasında yer alır. e-Arşiv Fatura uygulaması internet üzerinden satış yapan işletmeler için zorunlu olsa da internet üzerinde satış yapmayan işletmeler tarafından da kullanıma açıktır.
e-Arşiv Fatura uygulamasının kullanım alanlarından bir diğeri de e-Arşiv raporu içerisinde, sınıflandırılmış faturaların başlık bilgileri ve dönem içerisinde, varsa, iptal edilmiş faturalara yer verilmesini sağlamaktır.
e-Arşiv Fatura uygulaması ne işe yarar?
e-Arşiv Fatura uygulaması, müşterilere kesilen faturaları dijital ortamda saklamayı ve istenirse tüketicilere göndermeyi sağlayan bir uygulamadır. e-Faturadan farklı olarak hem düzenleme yapılabilir hem de düzenlenmiş faturalar depolanabilir.
Uygulama; e-Fatura mükellefi olmayan, yani 509 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ndeki şartları sağlamayan ya da nihai tüketicilere göndermek istenen faturaları saklamak için kullanılabilecek bir uygulamadır.
e-Arşiv Fatura uygulaması, arşivleme sistemi ile iş süreçlerini kolaylaştırdığı gibi verimliliği de arttırır. Sistemde arşivlenen faturalara -kontrol edilmeleri gerektiğinde- kolaylıkla ulaşılabilir, herhangi bir zaman kaybı yaşanmaz.
e-Arşiv Fatura uygulaması kullanmanın avantajları nelerdir?
e-Arşiv Fatura uygulaması kullanıcılarına pek çok avantaj sunar. Bunlardan en çok dikkat çekeni iş gücünün daha verimli bir şekilde kullanması olabilir. e-Arşiv Fatura uygulaması sayesinde zamandan, arşivlemek için kullanılacak alandan ve işçilikten tasarruf edilir.
e-Arşiv Fatura uygulaması kullanmaya başlamış şirketler müşterilerine faturalarını elektronik ortamdan iletebildikleri gibi kâğıt olarak da gönderme şansına sahiptir. e-Arşiv Fatura uygulamasını kullanan işletmeler kanuni süre boyunca faturalarını elektronik ortamda oluşturup yine elektronik ortamda muhafaza edebilirler.
e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen bir faturanın kâğıt çıktısına mühür ve imza eklenerek malın teslimi anında düzenlenmesi ve üzerine “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılması durumunda ayrı bir irsaliye düzenlenmesine gerek yoktur.
Yasaların belirttiği üzere basılı faturalar belirli süre aralıkları arasında arşivlenmelidir. Bu yüzden şirketlerde arşiv için özel bir yer ayrılır. Ancak e-Arşiv Fatura uygulaması kullanan işletmeler için böyle bir yere ihtiyaç yoktur. Tüm faturalar elektronik ortamda saklanabilir ve arşivlenebilir.
e-Arşiv Fatura uygulamasıyla belge aramak da oldukça kolaydır. Elektronik ortamda bulunan belgeleri bulmak için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu sorgu sistemi kullanılabilir. e-Arşiv Fatura uygulamasını kullanılması durumunda ise müşterilere e-posta ya da SMS gönderilebilir ve böylece fatura gönderim süreci oldukça kısaltılabilir.
