Türk vergi mevzuatı unsurlarından Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu tarafından yasal olarak tutulması zorunlu kılınan yevmiye ve büyük defterlerin belirtilen format ve standartlara göre elektronik ortamda muhafaza edildiği sistem e defter olarak adlandırılır. Elektronik ortamdaki e defterin içeriğindeki verilerin değişmezliği, bütünlüğü, kaynağının doğruluğu sistem tarafından garanti altına alınmıştır. Buradaki verilerin ilgililer nezdinde ispat amaçlı olarak kullanılabilmesi mümkündür.

Tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin dijital ortamdaki hali olan ve elektronik imza ile doğrulanan e defter kayıtları standart olarak XML formatındadır. Uygulamaya geçen firmaların eski tip kâğıt ortamda defter tutmaları mümkün olmadığından e defter uygulamasına geçildiği tarihten itibaren fiziksel defterler için kapanış tasdiki yaptırılması gerekir. Uygulama daha hızlı ve düzenli bir kayıt sistemi ve denetim imkânı sağlaması bakımından önemlidir.

e Defter uygulaması ne işe yarar?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ciro limiti üzerinde kalan ve sektörel bazlı olarak geçişi uygun görülen firmalar e defter uygulamasına geçmek durumundadır. Bir örnek teşkil etmesi bakımından 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon lira olan mükelleflerin 1 Ocak 2024 tarihine kadar e deftere geçmesinin zorunlu kılındığından söz edilebilir. Böylelikle özellikle büyük uluslararası şirketler başta olmak üzere belli sektörlerde şeffaf denetim koşullarını sağlamak mümkün olmaktadır. Sistemin gerektirdiği belge standartları uluslararası kabul gören çerçevede olduğundan özellikle çok uluslu şirketlerin çalışma plan ve prensiplerine oldukça uygundur.

e Defter kullanma avantajları nelerdir?

Küçük büyük tüm şirketler için her dönem başında ve sonunda defter tasdiki ve diğer basılı belgelerin onaylanması oldukça külfetli işler olarak kabul edilir. Bu defter ve belgelerin basımından sayfalarının tasdikine tüm işlemler ortadan kalkmış olacağı için e defter uygulaması ile önemli bir tasarruf imkânı elde edilir. Yüzlerce sayfa defter için kâğıt gideri, tasdik harcamaları, arşivleme masrafları ortadan kalkar. Firmalar Türk Ticaret Kanunu tarafından 10 yıl süreyle saklanması zorunlu tutulan defterlerin arşiv ve personel giderlerinden kurtulur. Uygulamaya geçen firmalar kanunen zorunlu olarak tutacakları belgelerin her zaman güvenli bir ortamda olacağından emin olur. Raporlama işlemleri konusunda gecikmeler ve yanlışlıklar ortadan kalkar.